Содержание
Во второй статье мы рассмотрели, как создать группу обучающихся, в этой расскажем, как добавить работников.
Работник — это конечный пользователь обучения, сотрудник организации клиента, который будет проходить назначенные курсы в системе. Это его учетная запись в системе дистанционного обучения.
Каждый работник — это уникальный обучающийся, для которого:
Добавлять работников можно в существующую группу.
1. Откройте вкладку «Регистрация», раздел «Работники».
2. Добавьте работников. Добавить работников можно двумя способами: вручную и массово.
Ручное добавление позволяет точечно создать учетную запись сотрудника, настроить персональные параметры и назначить обучение. Это удобно при добавлении отдельных сотрудников или когда импорт недоступен.
2.1.1 Чтобы добавить работника, нажмите на кнопку «Создать».
2.1.2 Откроется карточка работника, заполните необходимые поля:
• Фамилия
Обязательное поле. Фамилия необходима для идентификации сотрудника в системе, формирования протоколов и выгрузки данных в Минтруд.
• Имя
Обязательное поле. Имя необходимо для идентификации сотрудника в системе, формирования протоколов и выгрузки данных в Минтруд.
• Отчество
Необязательное поле. Необходимо для дополнительной проверки личности (например, при совпадении фамилии и имени).
• Дата рождения
Необязательное поле. Необходимо для дополнительной проверки личности (например, при совпадении Ф. И. О.).
• Логин
Система автоматически генерирует логин при сохранении карточки работника. Оставьте это поле пустым. Логин и пароль придут на почту работнику после назначения обучения.
• Пароль
Система автоматически генерирует пароль при сохранении карточки работника. Оставьте это поле пустым. Логин и пароль придут на почту работнику после назначения обучения. Если вам нужно поменять пароль, нажмите на значок круга в виде двух стрелок в поле «Пароль».
• СНИЛС
СНИЛС нужен для автоматической выгрузки протокола в реестр обученных сотрудников требованиям охраны труда на сайт Минтруда. Заполните это поле, если работник проходит обучение по охране труда, и вы планируете передать сведения об этом в реестр.
• Причина отсутствия
При добавлении или редактировании карточки сотрудника, который временно недоступен, заполните поле «Причина отсутствия». Вы можете указать отпуск, больничный, командировку или другие причины отсутствия.
• Опция «Отсутствует по»
При добавлении или редактировании карточки сотрудника, который временно недоступен, отметьте галочкой «Отсутствует по» и укажите конечную дату отсутствия сотрудника. Это необходимо для смещения сроков обучения и сдачи экзамена.
Чтобы сотрудник получил логин и пароль, а также уведомления, укажите его email.
• Опция «Отключить уведомления»
Если эта опция отмечена галочкой, то сотрудник не получит email-уведомления о курсах.
• Опция «Верифицирован»
Если в настройках группы выбрано «Требовать верификацию», то перед допуском к экзамену ответственный должен проверить данные работника и вручную поставить эту галочку. Без этого экзамен будет недоступен.
Посмотреть, какие настройки есть в разделе «Группы», вы можете в инструкции по ссылке.
• Организация (основное место работы)
Выберите из списка заранее созданную организацию, которая является основным местом работы сотрудника.
• Размещение
Укажите структурное подразделение или филиал, к которому относится работник, если такое имеется.
• Табельный номер
При необходимости укажите внутренний учетный идентификатор работника в организации.
• Организация (по совместительству)
Выберите из списка заранее созданную организацию, которая является дополнительным местом работы сотрудника, если такая имеется. Это нужно для учета обучения в обоих организациях и корректной работы системы.
• Группа
Выберите учебные группы, к которым относится сотрудник. Через группы назначается основное обучение. Добавить уникальные курсы для этого сотрудника можно ниже.
• Должности
При необходимости выберите заранее созданную должность сотрудника.
• Причина проверки знаний
Выберите причину проверки знаний: первичная, плановая, внеплановая, периодическая. Эта информация важна для учета.
• Опция «Автоматически устанавливать причину проверки знаний»
Поставьте галочку, если хотите, чтобы система сама определила причину на основе истории обучения сотрудника.
• Профили (курсы)
Здесь вы можете назначить профили (курсы) индивидуально для этого работника в дополнение к профилям, назначенным его группе.
• Опция «Использовать только назначенные профили»
Поставьте галочку, если хотите назначить работнику только индивидуальные профили (курсы) без профилей (курсов), назначенных его группе.
• Перенести профили
При необходимости выберите источник для копирования курсов:
• Язык интерфейса
Выберите язык интерфейса — русский или английский.
Массовое добавление через файл позволяет быстро загрузить в систему десятки или сотни сотрудников одновременно.
2.2.1. Скачайте пример файла по ссылке. Вы можете отправлять этот файл своим клиентам для формирования заявки на обучение.
🛈 Если у вас возникают проблемы при попытке открыть файл в формате CSV в аналогах программ Microsoft Office («Р7‑Офис» и т. д.), воспользуйтесь функцией импорта данных. Подробно о том, как импортировать CSV‑файл, вы можете узнать на сайте или в технической поддержке разработчика используемого вами ПО.
2.2.2. Заполните ячейки в скачанном файле необходимыми данными. Если в названии учебного профиля (курса) есть запятые, перед каждой запятой поставьте обратный слеш (\), удалите шапку таблицы и сохраните файл.
2.2.3. Перейдите в систему и нажмите на кнопку «Загрузить».
2.2.4. Загрузите заполненный файл.
2.2.5. Выберите группу, в которую нужно загрузить документ со списком работников.
2.2.6. Поставьте или снимите галочки рядом с опциями.
Опции:
• Не привязывать должность к группе
Эта опция доступна только в коробочной версии системы. Пропустите ее.
• Использовать альтернативное имя профилей
Эта опция доступна только в коробочной версии системы. Пропустите ее.
• Восстанавливать ранее удаленных работников
Если галочка установлена, система будет искать в файле сотрудников, которые были ранее удалены из системы, и восстанавливать их учетные записи вместе со всей историей.
Если галочка снята, удаленные сотрудники из файла будут добавлены как новые, без истории.
2.2.7. Нажмите на кнопку «Сохранить».
Система начнет обработку файла. Результат импорта отобразится на экране. Когда окно загрузки закроется, список пользователей обновится.
Во вкладке «Регистрация» в разделе «Работники» можно искать, фильтровать и редактировать добавленные учетные записи работников.
Чтобы быстро найти работников конкретной учебной группы, нажмите на кнопку «Обзор».
В открывшемся окне введите название нужной группы в строку поиска. Выберите группу из появившегося списка и кликните по ней. Система мгновенно отобразит только тех работников, которые состоят в выбранной группе.
Для поиска и фильтрации учетных записей работников по другим параметрам нажмите на кнопку «Поиск».
В открывшемся окне вы можете выбрать необходимые параметры фильтрации:
Чтобы редактировать или удалить карточку работника, нажмите на знак «...» в графе «Действие» и выберите необходимое действие.
Также здесь вы можете в один клик перейти в раздел «Мониторинг», чтобы посмотреть назначения и сдачи выбранного работника.
Чтобы посмотреть, когда была создана карточка, выберите действие «Редактировать» и в открывшемся окне наведите курсор на иконку часов.
При наведении откроется плашка с датой создания карточки работника и датой получения согласия на обработку персональных данных при прохождении экзамена, если такие настройки были указаны в настройках группы.
Если поля в карточке работника заблокированы и не редактируются, значит, работник подтвердил свои персональные данные. Чтобы внести изменения в учетную запись в таком случае, нажмите на текст «Подтверждение персональных данных», который расположен в верхней части карточки.
Далее сбросьте подтверждение персональных данных, после чего можно будет редактировать карточку.
Для массового редактирования данных в карточках работников отметьте нужные записи галочками и нажмите «Редактировать» внизу экрана.
Здесь вы можете выполнить следующие действия:
Для массового удаления карточек работников отметьте нужные записи галочками и нажмите «Удалить» внизу экрана.
Во вкладке «Регистрация» в разделе «Работники» можно напечатать список учетных записей.
Для этого настройте поля, которые должны отображаться на печати. Это можно сделать, кликнув на значок шестеренки в правом верхнем углу.
В открывшемся окне можно менять местами столбцы таблицы. Для этого наведите курсор на нужное значение, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетяните значение в нужное место в списке. Если какие-то значения не нужны вам на печати, снимите с них галочку.
После того как вы настроили таблицу, нажмите на кнопку «Печать», выберите формат файла и нажмите на кнопку «Печать».
